Perolehan (PCT)

Sumber rujukan berkaitan Tatacara dan Kaedah Perolehan.

Soalan Lazim (FAQ)

Soalan-soalan ini dipilih berdasarkan pertanyaan warga berkaitan Prosedur Perolehan dan Kewangan. Untuk makluman semua jawapan dan penjelasan yang diberikan adalah berpandukan pada sumber berikut:

Pekeliling Perbendaharaan (1PP), MOF
Surat Pekeliling Perbendaharaan, MOF
Teguran Audit Dalaman MITI
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Peringkat MPC
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Peringkat MITI
Teguran Audit Indeks Akauntabiliti dari Jabatan Audit Negara, dan
Teguran Audit Dalaman MPC
Input daripada Unit Kewangan, MPC

Semoga dengan panduan ini, semua warga lebih memahami dan seterusnya dapat meningkatkan kecekapan, akauntabiliti, integriti tadbir urus dan etika ketika menjalankan tugas.

Borang Permohonan Perolehan (RO)

1. Mengapakah kajian pasaran perlu dibuat untuk sesuatu perolehan?

Kajian pasaran perlu dibuat selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2007 (Had Nilai dan Syarat-syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan Perkhidmatan). Ini bertujuan memastikan Kerajaan memperoleh bekalan dan perkhidmatan yang menguntungkan pihak kerajaan dan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu sahaja.

2. Bagaimana caranya saya hendak batalkan RO dan LO?

Semua pembatalan RO ataupun LO perlulah melalui email. Pemberitahuan melalui telefon tidak diterima. Ini bagi mengelak daripada berlaku ‘miscommunication’ dan butiran melalui email boleh dijadikan rujukan jika ada enquiry dari pihak Audit.

3. Apakah prosedur perolehan untuk penginapan hotel?

Sebutharga hotel yang dilampirkan hendaklah sesuai atau di dalam kelayakan pegawai dan mencukupi hanya satu sebut harga sahaja (Rujuk Kelayakan Penginapan Bertugas di Dalam Negeri WP 1.4/2013).
Sekiranya harga lebih mahal daripada kelayakan, pegawai perlu memohon kelulusan memo daripada Ketua Pengarah MPC

4. RO saya di enquiry kerana harga kos di dalam RO tersebut lebih daripada anggaran bajet di dalam kertas BOM, boleh jelaskan kenapa?

Untuk makluman, perbelanjaan tidak boleh melebihi daripada anggaran bajet yang telah diluluskan oleh pengurusan.
Sebagai contoh di dalam kertas BOM diletakkan anggaran RM 400/pax untuk item pakej bengkel. Walaubagaimanapun sebutharga yang diberikan melebihi daripada harga yang diluluskan. Oleh itu, sebutharga yang diberikan semasa mengisi RO perlulah tidak melebihi anggaran RM 400/pax yang diluluskan.
Walau bagaimanapun, program di atas (melebihi RM 400/pax) boleh teruskan dengan memberi emel penjelasan kepada PCT untuk perkara berikut:
i. Lebihan tersebut tidak akan melebihi jumlah keseluruhan bajet yang diluluskan oleh BOM
ii. Jelaskan bagaimana lebihan tersebut boleh ditampung contoh pengurangan siri bengkel, pengurangan bil pax ataupun lebihan diambil daripada item lain yang masih mempunyai baki
Perancangan projek sangat penting bagi memastikan perbelanjaan program dikawal dan tidak melebihi daripada bajet yang dirancang

5. Bolehkah butiran di dalam RO tidak sama dengan sebutharga yang diberikan?

Butiran perkhidmatan dan harga di dalam sebutharga mestilah sama dengan maklumat di dalam RO.
Pembekal dikehendaki memastikan amaun invois hendaklah sama dengan amaun LO dan jika terdapat perbezaan, pembekal dikehendaki melampirkan Nota Kredit (Jika amaun kurang dari LO atau Nota Debit (Jika amaun lebih dari LO)
Walaubagaimanapun jika terdapat pindaan tarikh perkhidmatan, maka tidak perlu RO tersebut dibatalkan, memadai memaklumkan melalui emel atau membuat perubahan pada borang RO tersebut dengan tandatangan ringkas.

6. Projek/Program saya masih mempunyai baki yang telah diluluskan. Walaubagaimanapun saya hendak menggunakan lebihan baki untuk keperluan projek yang sama. Tetapi item tersebut tidak dinyatakan semasa permohonan BOM. Apa yang perlu dilakukan?

Pengurusan projek sangat menekankan perancangan yang teliti supaya perancangan yang teliti supaya pelaksanaan projek berjalan dengan lancar.
Walau bagaimanapun jika berlakunya situasi diluar jangkaan, PIC perlu maklumkan melalui emel bagi kepada PCT (jika tidak melebihi keseluruhan bajet yang diluluskan) contohnya tambahan siri bengkel atau lain-lain item yang dinyatakan di dalam BOM.
Walaubagaimanapun jika lebihan baki digunakan untuk perkara-perkara/item kos yang tidak dinyatakan di dalam BOM contohnya penganjuran makan malam yang tidak dinyatakan di dalam kelulusan BOM. Pemohon mestilah mendapatkan memo kelulusan daripada Ketua Pengarah MPC (Isu ini dibincangkan semasa mesyuarat JPKA MITI Bil 3/2018)
Proses ini perlu dilakukan kerana terdapat teguran pihak dari Jabatan Audit Negara (JAN) termasuk Audit Dalaman MITI berkaitan perubahan/ pertambahan perbelanjaan yang tidak mendapat kelulusan pengurusan.

7. Program saya telah mendapat kelulusan BOM, walaubagaimanapun bajet yang diluluskan tidak mencukupi, perlukah saya mohon tambahan bajet?

Jika situasi ini memerlukan bajet tambahan untuk projek yang sama, PIC perlu memohon bajet tambahan melalui kertas BOM yang baharu (rujuk BOM yang sebelum)

Perkhidmatan Percetakan

1. Jabatan saya menjalankan banyak program dan aktiviti yang memerlukan percetakan risalah, poster, banner dan sebagainya. Setiap kali dicetak risalah, poster dan banner kosnya tidak melebihi RM20,000 untuk satu program atau aktiviti tetapi jumlah keseluruhan tahunan melebihi RM200,000. Apakah kaedah perolehan percetakan yang betul dan adakah berlaku pecah kecil jika dilakukan secara pembelian terus. (SPP 3/2012) ?

Bagi perkhidmatan percetakan, kaedah perolehan hendaklah ditetapkan berdasarkan jumlah nilai percetakan Bagi jumlah nilai percetakan tidak melebihi RM20,000, percetakan boleh diperolehi secara pembelian terus daripada mana-mana syarikat percetakan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Jika jumlah nilai perolehan melebihi RM20,000 tetapi tidak melebihi RM500,000, perolehan hendaklah dilaksanakan secara sebut harga A atau B dan bagi nilai perolehan yang melebihi RM500,000 hendaklah dilaksanakan secara tender.
Bagi perolehan percetakan yang berdasarkan program, aktiviti atau acara tertentu di mana bahan-bahan, reka bentuk dan saiz risalah, poster dan banner adalah berlainan dan dari itu setiap perolehan dianggap sebagai perolehan berasingan. Jika nilai perolehan percetakan setiap program, aktiviti atau acara tersebut adalah di bawah RM20,000, maka kaedah pembelian terus boleh digunakan dan ianya tidak dianggap sebagai pecah kecil.
Walau bagaimanapun, bagi percetakan seperti buku-buku am atau borang-borang am/standard yang boleh dirancang percetakannya (dicetak setiap tahun), kaedah perolehan hendaklah ditetapkan berdasarkan nilai keseluruhan.

Nota Debit/Kredit

1. Kenapa penjelasan Debit Note / Kredit Note memerlukan maklumat tambahan atau dokumen sokongan?

Nota debit (jika nilai invoice lebih daripada nilai di dalam LO atau Nota Kredit (jika nilai invoice kurang daripada nilai di dalam LO) perlu diteliti semula oleh pegawai program semasa menerima invoice daripada pembekal.
Semakan ini perlu dibuat kerana terdapat kes pihak pembekal terlebih ‘charge’ tambahan bilangan pax untuk makan minum yang melibatkan peserta. Oleh itu, penjelasan yang diberikan perlulah disokong oleh maklumat tambahan (jika perlu cth senarai kehadiran) bagi memberi justifikasi penambahan tersebut.
Contoh lain, ada pembekal yang mengenakan bayaran yang lebih tinggi daripada sebut harga yang diberikan. Contohnya sewaan ‘projector’ di dalam invoice dikenakan bayaran RM 750 sedangkan harga di dalam sebutharga hanyalah RM 500.
Oleh yang demikian terdapat teguran pihak Audit MITI yang Debit Note berjumlah 2X ganda dari nilai RO dan menghendaki memberi justifikasi kenapa berlaku penambahan kos dan jika melibatkan bilangan pax, perlu dilampirkan senarai tambahan peserta tersebut.
Perkara ini perlu dilakukan bagi memastikan MPC tidak terlebih bayar pada perkhidmatan/bekalan yang tidak diberikan oleh pembekal dan pengurusan wang kerajaan dibelanjakan dengan amanah dan integrity.

Justifikasi RO (Tanpa Kajian Pasaran)

1. Di dalam borang RO, terdapat ruangan justifikasi satu sahaja sebutharga yang diberikan tanpa kajian pasaran. Boleh terangkan bagaimana keadaan yang boleh menggunakan justifikasi ini?

Tujuan kajian pasaran bertujuan memastikan Kerajaan memperoleh bekalan dan perkhidmatan yang menguntungkan pihak kerajaan selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2007.
Walaubagaimanapun terdapat keadaan di mana kajian pasaran tidak dapat dilakukan, sebagai contoh pegawai ingin membuat satu program di satu kawasan. Walaubagaimanapun di sekitar kawasan itu hanya terdapat satu hotel sahaja yang ada di kawasan tersebut dan tiada hotel lain yang berdekatan untuk dibuat perbandingan harga. Maka dalam situasi ini, justifikasi bolehlah diberikan kerana tiada pembekal lain.
Contoh lain, lantikan caterer untuk makan minum peserta tidak dibuat kajian pasaran kerana caterer tersebut adalah pembekal tunggal atau panel yang dilantik oleh tempat (venue) program yang dijalankan.
Oleh itu justifikasi yang kukuh dan munasabah adalah perlu bagi mengelak daripada enquiry audit tanpa membuat kajian pasaran.

Maksud Laran gan Pecah Kecil

Apa maksud Larangan Pecah Kecil?

Tidak mematuhi prosedur perolehan bekalan dan perkhidmatan apabila menggunakan:
- Taktik memecahkecilkan jenis item yang sama untuk perolehan melebihi RM 20,000.00
- Mengelak pelawaan sebut harga/tender
Merancang perolehan tahunan dan memastikan pembelian terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender

Penyediaan Spesifikasi Bagi Sebut Harga/Tender

1. Bagaimana hendak menyediakan spesifikasi?

Butiran spesifikasi hendaklah mematuhi perkara berikut:
- Spesifikasi seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain hendaklah jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada pembekal;
- Skop dan spesifikasi bagi perolehan perkhidmatan dinyatakan dengan jelas dan terperinci;
- Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan;
- Spesifikasi hendaklah berasaskan fungsi penggunaan dan sekurangkurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya tiada sebarang piawaian, Agensi hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh petender;
- Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf; dan
- Bagi perolehan peralatan teknologi maklumat (ICT), kelulusan teknikal hendaklah diperoleh daripada JPICT MPC/JPICT MITI dengan mematuhi arahan dan garis panduan yang ditetapkan oleh MAMPU. Pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.

Pengurusan Kontrak

1.Bolehkah berlaku perubahan atau perlanjutan kontrak?

Untuk Sebut Harga A- Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-syarat berikut:
Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000;
- Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;
- Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
- Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan
- Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000 atau
- Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

2. Apakah yang dimaksudkan dengan Bon Pelaksanaan?

Bon Pelaksanaan ialah suatu bentuk jaminan yang perlu dikemukakan oleh kontraktor yang mendapat kontrak daripada Kerajaan, yang boleh dipegang oleh Kerajaan bagi melindungi kepentingannya dan memastikan kontraktor melaksanakan semua obligasi dibawah sesuatu kontrak.

3. Adakah bon pelaksanaan diperlukan bagi semua kontrak atau kontrak bernilai melebihi RM50,000 sahaja?

Bon pelaksanaan diperlukan untuk kontrak bernilai melebihi RM200,000.00 sahaja.

Kepentingan Perancangan Perolehan Tahunan

1. Apakah kepentingan Perancangan Perolehan Tahunan? (PPT)

Agensi hendaklah mengemukakan senarai perolehan yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu kepada Ketua Agensi masing-masing pada bulan Disember tahun sebelumnya. Senarai perolehan hendaklah termasuk kategori perolehan (bekalan/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender yang akan dipelawa serta dijangka untuk dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan.
Agensi hendaklah membuat perancangan perolehan bagi mengawal kos dan menangani masalah dalam melaksanakan sesuatu perolehan. Amalan untuk menghabiskan peruntukan di penghujung tahun adalah tidak dibenarkan.
Agensi perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut dalam perancangan perolehan:
- Menyediakan carta/jadual proses iaitu Jadual Umum untuk semua perolehan yang hendak dilaksanakan untuk tahun berkenaan dan seterusnya Jadual pelaksanaan khusus untuk setiap perolehan.
- Menjalankan kajian pasaran/ sumber perolehan/ bekalan di pasaran tempatan untuk menentukan sama ada barangan terdapat di pasaran tempatan (product availability) dan mendapatkan anggaran harga pasaran. Dalam hal ini, trend harga pembelian dalam urusan perolehan sama ada oleh Agensi tersebut atau agensi lain boleh dijadikan sebagai panduan.
- Mengambil kira dasar-dasar/peraturan khusus Kerajaan dan dasar-dasar semasa.
- Penyediaan spesifikasi dan penyediaan dokumen berkaitan bagi melaksanakan dasar dan peraturan antaranya barangan/bekalan hendaklah dari buatan tempatan. Barangan import hanya dibenarkan jika ia tidak boleh diperoleh dari sumber dalam negeri.
Larangan Pecah Kecil
- Agensi dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebut harga dan tender.
- Dalam keadaan tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipecah kecil kepada beberapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender sekiranya memenuhi kriteria seperti berikut;
  - Projek yang terdiri daripada beberapa pakej kerja yang memerlukan kepakaran khusus selaras dengan bidang-bidang pengkhususan CIDB;
  - Kerja-kerja khusus yang perlu mematuhi standard atau keperluan kejuruteraan yang ditetapkan;
  - Keperluan untuk menyiapkan projek dengan segera yang melibatkan penyampaian perkhidmatan yang kritikal kepada orang awam;
  - Tidak menyebabkan pertambahan siling peruntukan yang disediakan bagi projek berkenaan;dan
  - Agensi pelaksana berkeupayaan untuk menyelaras dan menyelia projek dengan berkesan.
  - Perancangan pakej tender secara berasingan hendaklah terlebih dahulu dikemukakan kepada Lembaga Perolehan ‘A’ Kementerian/Agensi untuk kelulusan. Sebarang pindaan kepada perancangan pakej tender asal yang diluluskan hendaklah dirujuk semula kepada Lembaga Perolehan ‘A’ untuk kelulusan. Namun, perakuan bagi setiap tender hendaklah diputuskan oleh Lembaga Perolehan ‘A’ atau Lembaga Perolehan ‘B’ mengikut had nilai tender berkenaan.
  - Agensi hendaklah memastikan peranan dan tanggungjawab semua pihak yang terlibat dalam setiap pakej projek terhadap kesempurnaan seluruh projek dijelaskan sepenuhnya dalam kontrak masing-masing.

Kepentingan Perancangan Perolehan Tahunan

1. Boleh jelaskan bagaimana prosedur ini dapat membantu pegawai menguruskan perolehan berkaitan perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej?

Butiran spesifikasi hendaklah mematuhi perkara berikut:
- Spesifikasi seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain hendaklah jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada pembekal;
- Skop dan spesifikasi bagi perolehan perkhidmatan dinyatakan dengan jelas dan terperinci;
- Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan;
- Spesifikasi hendaklah berasaskan fungsi penggunaan dan sekurangkurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya tiada sebarang piawaian, Agensi hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh petender;
- Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf; dan
- Bagi perolehan peralatan teknologi maklumat (ICT), kelulusan teknikal hendaklah diperoleh daripada JPICT MPC/JPICT MITI dengan mematuhi arahan dan garis panduan yang ditetapkan oleh MAMPU. Pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.

2. Kenapa Perkhidmatan Latihan Secara Pakej ini berbeza iaitu tidak perlu pelawan sebut harga selama 7 hari untuk nilai melebihi RM 50 ribu (Sebut Harga A) sebagaimana bekalan/perkhidmatan-perkhidmatan lain?

Untuk makluman, terdapat pekeliling khusus (PK 7.1) pengecualian daripada tatacara perolehan kerajaan meliputi perkhidmatan latihan secara pakej, perolehan kenderaan, bekalan surat khabar, peralatan penyelidikan, ubat-ubatan, diesel dan perisian.
Walaupun tidak dibuka untuk pelawaan sebut harga, kajian pasaran masih perlu dibuat dan dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian atau di MPC dipanggil Jawatankuasa Penilaian Harga (JPH) serta diputuskan pada mesyuarat Sebut Harga B atau A.

3. Kajian pasaran yang dibuat sekitar PJ & KL serta Putrajaya. Bagaimana pula di tempat atau venue negeri-negeri lain contohnya Melaka, N.Sembilan atau P.Pinang?

Untuk fasa pertama ini, kajian pasaran yang dibuat hanya meliputi sekitar Petaling Jaya dan Putrajaya sahaja.
Kajian pasaran fasa kedua akan diluaskan kepada negeri-negeri di zon selatan, utara dan pantai timur.
Oleh yang demikian, pemilihan pembekal bagi perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej di negeri/zon lain masih kekal seperti sebelum ini iaitu perlu 3 sebutharga sebagai kajian pasaran.

4. Masih perlu lagikah minit Jawatankuasa Penilaian Harga (JPH) dan Kertas Penilaian Sebut Harga untuk dibentangkan ke dalam Mesyuarat Sebut Harga A atau B?

Prosedur ini masih lagi berkuatkuasa bagi memastikan pelantikan pembekal dilaksanakan dengan telus dan menguntungkan termasuk mengambil kira aspek kualiti dan harga.
Harga pakej boleh dibandingkan dengan harga pasaran di Jadual 3 dan 4.
Sebagai perbandingan, spesifikasi perlulah sama bagi ketiga-tiga pembekal (Rujuk lampiran 1, Spesifikasi Am)
Kertas Sebut Harga B (RM20k – RM50k) perlu dibentangkan ke dalam mesyuarat jika menggunakan Bajet Pembangunan. Bagi bajet operasi nilai perolehan terus adalah sehingga RM 50,000.00

5. Adakah ini bermaksud, venue kursus, bengkel/retreat/makmal (lab) atau forum boleh dipilih di mana-mana asalkan mematuhi Jadual Penyelarasan Harga Mengikut Jenis Pakej?

Walaubagaimanapun pemilihan venue bergantung kepada kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan mengambil kira faktor-faktor seperti kesesuaian lokasi, kadar pembayaran, kualiti perkhidmatan, diskaun, harga pasaran terbuka dan lain-lain kriteria yang ditetapkan.
Perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing) atau spesifikasi yang sama. (Rujuk lampiran 1: Spesifikasi Am)
Tujuan jadual penyelarasan harga (Jadual 6) mengikut pakej adalah sebagai panduan bagi memastikan kawalan perbelanjaan dibuat secara berhemah. Untuk makluman, penyelarasan harga ini akan disemak (review) dari masa ke semasa dan perlu kelulusan pihak pengurusan MPC.

Perolehan (PCT)

PEKELILING & GARIS PANDUAN

JAWATANKUASA PEROLEHAN

SOALAN LAZIM (FAQ)

Soalan Lazim (FAQ)

Borang Permohonan Perolehan (RO)

Perkhidmatan Percetakan

Nota Debit/Kredit

Justifikasi RO (Tanpa Kajian Pasaran)

Maksud Laran gan Pecah Kecil

Penyediaan Spesifikasi Bagi Sebut Harga/Tender

Pengurusan Kontrak

Kepentingan Perancangan Perolehan Tahunan

Kepentingan Perancangan Perolehan Tahunan